Anleitung für: 

  • Service Desk 
  • Eskalationsmanagement 


Verweis weitere Wissensartikel: 

Prozess / Ablauf Schadensabwicklung Versanddienstleister



INHALTSVERZEICHNIS


Vorbereitung 


Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird ein Schadensbeleg bei GLS angelegt: 

  • Kunde hat eine Eidesstattliche Versicherung unterschrieben und zugesendet 
  • Es liegt keine Abstellgenehmigung beim Versanddienstleister vor (siehe Eidesstattliche Versicherung)
  • Eine Fahrerbefragung bei GLS wurde eingeleitet (Freshdesk Unterticket)
  • Kunde hat uns mitgeteilt, ob er eine Ersatzlieferung oder Erstattung wünscht 
  • Der Betrag der Sendung liegt über der Bagatellgrenze (120 € VK Brutto)



Für die Erstellung des Belegs werden folgende Daten benötigt.
Tipp: Zur einfacheren Bearbeitung kannst du dir diese vorab rauskopieren und bspw. in einer Notiz im Freshdesk-Ticket zwischenspeichern: 


  1. GLS Sendungsnummer 
  2. Lieferanschrift der Sendung 
  3. Kundennummer 
  4. Rechnungsnummer 


Schadensbeleg in mention anlegen: 



Schritt 1 - GLS als Kunde in mention aufrufen



Schritt 2 - Belegsuche

Der Schadensbeleg wird aus der Originalrechnung kopiert und bearbeitet. Dafür suchen wir den Kundenbeleg über die vorher notierte Rechnungsnummer und kopieren diese in einen neuen Beleg 



Schritt 3 - Bestand auf RMALager buchen 


Der Bestand des Artikels muss auf RMALager umgestellt werden, damit kein Versand der Bestellung erfolgt.




Schritt 4 - Belegdetails bearbeiten 


Unter dem Reiter „Details“ müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

  • Bezugnahme: GLS Sendungsverlust + Sendungsnummer
  • Zahlungsart: "5" - 10 Tage ohne Abzug 
  • Versandart: GLS Paket
  • Projekt: das jeweilige Projekt des Originalbeleges
  • Haken setzen bei: "Rabatt drucken + Haken entfernen bei "Automatik"
  • Sperre: ROT
  • Versandkosten: Wenn im Originalbeleg Versandkosten berechnet wurden, diese auf 3,50 € abzuändern ansonsten keine Versandkosten berechnen
  • Referenzen: sind alle zu löschen






Im Reiter "Zusatztext Beleg" müssen die Felder wie folgt ausgefüllt werden. 


  • Vortext = Lieferanschrift der Sendung 
  • Hinweis = Kundennummer

 



Die Endrechnung wird von Thomas Ullmann erstellt. 

Hierzu erstellen wir eine Notiz im Ticket in Freshdesk mit der Bitte die Endrechnung zu erstellen. Das Ticket wird direkt an Thomas zugewiesen. 



Hinweis:

Wenn die GLS nach Genehmigung des Schadens und der Bezahlung der Schadensummer das Paket doch findet oder dem Kunden doch noch zustellt, ist der Kunde zu informieren, dass zwei Sendungen zugestellt wurden. 


Der Kunde kann entweder den Artikel nochmals bezahlen oder wird gebeten den Artikel an uns zurück zu senden.


Sollte der Kunde bereits den Kaufpreis (nach Rückmeldung) erstattet bekommen haben, so wird der Kunde gebeten den Artikel nochmals zu bezahlen oder den Artikel an uns zurück zu senden.


Von TU wird die bereits in mention angelegte Rechnung in eine Gutschrift umgewandelt. Bereits erhaltene Zahlungen werden an die GLS zurück gezahlt.